Comment se déroule une Assemblée Générale ?

Davantage parce qu’elle est une réunion importante d’une association ou d’une société rassemblant l’ensemble de ses membres, qu’en raison de principes dits « démocratiques » qui devraient régner dans de telles structures, l’AG apparaît comme un organe fondamental pour leur fonctionnement.

Les AG obéissent, le plus souvent, à des règles particulières de convocation ou de tenue, en fonction de l’importance des décisions qui doivent être adoptées. Ces formalités, protectrices des droits des membres de l’entité, sont le plus souvent définies par la loi ou les statuts.

De ce fait, une Assemblée générale se déroule toujours de la même manière.

Tout du moins, elle respecte toujours les mêmes étapes :

 

Étape 1 - La convocation

Les participants à l’AG sont informés de la date, de l’heure et du lieu de tenue de l’Assemblée par le biais d’une convocation matérielle et formelle, envoyée par courrier électronique ou par courrier postal. La convocation doit détailler l’ordre du jour et les sujets qui seront abordés lors de cette assemblée.

 

Étape 2 - L’ouverture de l’assemblée

L’assemblée est ouverte par le président, qui accueille les participants et annonce le début des délibérations. Il peut également établir les règles de conduite de la réunion.

 

Étape 3 - La vérification du quorum

Avant de commencer les délibérations, le secrétaire de séance ou le responsable de la réunion (le Président) vérifie si le nombre minimum de membres requis pour tenir l’assemblée (quorum) est présent ou représenté. Si le quorum n’est pas atteint, l’assemblée ne peut pas prendre de décisions valables.

 

Étape 4 - La présentation des rapports ou de toute autre information essentielle

Les rapports financiers, opérationnels et toute autre information pertinente sont présentés aux membres. Cela peut inclure des rapports du conseil d’administration, des comités et des dirigeants. Les membres ont généralement la possibilité de poser des questions sur les rapports présentés.

 

Étape 5 - La discussion des points à l'ordre du jour

Chaque point à l’ordre du jour est discuté et débattu. Les membres peuvent exprimer leurs opinions et poser des questions. Le président ou le modérateur de la réunion veille à ce que la discussion reste centrée sur le sujet en cours.

 

Étape 6 - Les votes

Après la discussion, des votes sont tenus pour l’adoption des différentes résolutions figurant à l’ordre du jour. Les membres peuvent voter par voie électronique, à main levée ou par bulletin secret, selon les règles définies par les statuts. Les résultats des votes sont enregistrés et consignés dans le procès-verbal.

 

Étape 7 - La clôture de l'assemblée

Une fois que tous les points à l’ordre du jour ont été abordés et que les délibérations ont été adoptées, le président annonce la clôture de l’assemblée. Les membres peuvent discuter de questions non inscrites à l’ordre du jour à ce moment-là.

 

Étape 8 - La rédaction du procès-verbal

Le secrétaire ou une personne désignée rédige un procès-verbal détaillé de l’assemblée, mentionnant les débats, les décisions prises et les résultats des votes. Ce procès-verbal est ensuite soumis à l’approbation des membres à la prochaine assemblée générale.

Néanmoins, il reste important de souligner ici que le déroulé précis d’une Assemblée générale varie en fonction des règles et des procédures spécifiques de chaque structure (association, société, etc.), ainsi que des lois et réglementations applicables en la matière.