Guide juridique complet
pour organiser vos
Assemblées Générales
La réussite d’une Assemblée générale (AG) d’une entreprise, d’une association ou d’une tout autre entité, nécessite le respect d’un certain formalisme (règles et organisation complexe), qui fait souvent l’objet de changements législatifs.
Ce guide juridique a pour objet d’examiner les règles applicables à toutes les décisions collectives, adoptées en assemblée, des sociétés (commerciales ou civiles) et des associations. Il vise à apporter des réponses, de manière pratique, aux questions rencontrées lors de l’organisation et de la tenue de ces assemblées générales.
Questions préalables à une Assemblée générale :
Lorsque vous êtes face à la tâche cruciale d’organiser une AG, cela implique des décisions majeures pour votre association ou votre entreprise (ou celle de votre client). Pour que cette réunion soit à la fois éclairante et décisive, il est impératif de maîtriser, au préalable, les tenants et aboutissants de ce processus.
Organisation d’une Assemblée générale :
Avant de plonger dans les préparatifs de votre AG, il est essentiel d’en connaître les étapes de son fonctionnement et leur formalisme. Délais, auteur et contenu de la convocation, documents et modalités de représentation : autant d’aspects qui méritent une attention particulière pour garantir le bon déroulement de cette assemblée décisive.
- Délai et mode de convocation : Quand et comment convoquer les membres de l’AG ?
- Lieu de l’assemblée générale : Quel peut être le lieu de tenue de la réunion ?
- Auteur de la convocation : Qui doit procéder à la convocation des participants à l’AG
- Contenu de la convocation : Quelles sont les mentions qui doivent figurer dans la convocation ?
- Communication des documents : Quels sont les documents qui peuvent être joints à la convocation ?
- Feuille de présence : L’établissement d’une feuille de présence est-elle obligatoire ?
- Représentation d’un participant : Si je ne peux être présent à la tenue de l’AG, puis-je me faire représenter, et, si oui, par qui ?
Déroulement de l’Assemblée générale :
Chaque aspect du déroulement d’une assemblée générale, de l’ouverture à la détermination des quorums et des majorités, joue un rôle essentiel dans la légitimité et la validité des résolutions adoptées. Une connaissance approfondie de ces éléments clés est un atout inestimable pour garantir le succès de votre AG, et assurer la prise de décisions éclairées et équitables au sein de votre organisation.
- Droit de vote : Qui peut prendre part aux résolutions et voter lors d’une AG ?
- Présidence : Qui doit présider l’AG ?
- Mode de scrutin : Quelles sont les modalités selon lesquelles les votes peuvent être exprimés ?
- Dans le cadre du vote électronique, qui peut voter à distance ?
- Quorum et majorité requise : Quelles sont les conditions de quorum et de majorité à respecter pour l’adoption des résolutions en Assemblée générale ?
- Quels sont les différents types de majorité qui peuvent être prévus dans les statuts de l’entité ou par la loi ?
Établissement d’un procès-verbal d’Assemblée générale :
Afin de garantir la traçabilité et l’authenticité des décisions prises lors de l’AG, vous devez vous attacher aux différentes exigences relatives à la rédaction et à la signature du procès-verbal (PV) : de la liste des mentions incontournables à l’identification du signataire : autant de modalité à respecter afin d’assurer la validité du PV.
- Rédaction d’un procès-verbal : Quelles sont les mentions qui doivent figurer dans le PV d’Assemblée générale ?
- Signature : Qui doit rédiger et signer le PV d’Assemblée générale ?
- En cas de signature électronique, quelles sont les conditions que celle-ci doit remplir pour être conforme aux exigences légales ?
