Rédaction d’un procès-verbal : quelles sont les mentions qui doivent figurer dans le PV d’Assemblée générale ?
De manière générale, toute délibération de l’assemblée est constatée par un procès-verbal (PV) qui indique :
- La date et lieu de réunion ;
- Les noms, prénoms et qualité du président de l’assemblée ;
- Les noms et prénoms des membres de l’assemblée présents – physiquement ou réputés l’être dans le cas où l’assemblée se déroule par voie de visioconférence ou par un moyen de télécommunication équivalent – ou représentés avec, pour les sociétés, l’indication du nombre de parts sociales ou des actions détenues par chacun ;
- Les documents et rapports soumis à l’assemblée ;
- Un résumé des débats ;
- Le texte des résolutions mises aux voies et le résultat des votes.
Le procès-verbal est rédigé et signé par le dirigeant social (ou le président de l’association) et, le cas échéant, par le président de séance.
Un procès-verbal doit également être établi dans le cas où l’assemblée générale se tient sous forme dématérialisée. Le PV ne présente aucune originalité particulière ; il doit être établi sur support papier (tout au moins, « imprimable »). Simplement, il est expressément précisé dans les textes que ce procès-verbal doit faire état de la survenance éventuelle d’un incident technique relatif à la visioconférence ou à la télécommunication électronique lorsqu’il a perturbé le déroulement de l’assemblée.
Par ailleurs, le procès-verbal est établi sur un registre spécial tenu au siège social, et coté et paraphé par le greffe du tribunal de commerce. Toutefois, il peut aussi l’être sur des feuilles mobiles, numérotées sans discontinuité et paraphées dans les conditions ci-dessus et revêtues du sceau de l’autorité qui les a paraphées. Dès qu’une feuille a été remplie, même partiellement, elle doit être jointe à celles précédemment utilisées ; toute addition, suppression, substitution ou interversion de feuilles est interdite.
Les copies ou extraits des procès-verbaux sont valablement certifiés conformes par le représentant de la société ou de l’association. Dans le cas où la société est en cours de liquidation (judiciaire ou non), la certification est effectuée par le seul liquidateur.
Il convient ici de préciser que tout manquement à l’obligation de tenir un procès-verbal conforme aux prescriptions légales et réglementaires est sanctionné pénalement. En outre, tout intéressé peut contester les énonciations des procès-verbaux, mais il lui incombera de faire la preuve, d’ailleurs par tous moyens, que celles-ci sont inexactes.