Quelles sont les conditions de quorum et de majorité à respecter pour l’adoption des résolutions en Assemblée générale ?
Ce sont les statuts qui déterminent, dans la majorité des cas, les conditions requises pour l’adoption des délibérations et notamment, le cas échéant, les conditions de quorum et de majorité, en conformité avec les dispositions législatives ou réglementaires.
D’une manière générale, à défaut de précision statutaire, la majorité simple des membres présents ou représentés est suffisante – même pour l’adoption de décisions très importantes – à l’exclusion toutefois des décisions qui procèdent d’une modification impliquant une augmentation des engagements des associés, qui doivent être adoptées à l’unanimité.
En outre, pour éviter que des décisions essentielles ne soient adoptées par un faible nombre de sociétaires ou d’associés, voire d’actionnaires, il est possible d’instaurer un quorum, c’est-à-dire, d’imposer un nombre minimal de membres dont la présence est requise pour que l’AG puisse valablement délibérer.
Ce quorum peut être fixé au quart ; au tiers ; ou à la moitié ou plus des membres de l’association ou des associés (ou des actionnaires) de la société.
Il peut être calculé :
- Uniquement sur le nombre de membres présents, c’est-à-dire, présents physiquement ou par visioconférence (ou via tout autre moyen de télécommunication) ;
- Sur le nombre de membres présents ou représentés (c’est-à-dire, y compris ceux votant par procuration).
Ainsi, il est tout à fait possible que le vote par procuration soit autorisé, mais que le quorum ne prenne en compte, dans son calcul, uniquement le nombre de participants à l’Assemblée présents, à l’exclusion des membres représentés.
Ces notions peuvent présenter une certaine ambiguïté : il est donc préférable que les modalités en soient clairement définies dans les statuts (ou dans le règlement intérieur).
Afin d’éviter tout blocage dans la prise de décisions, il est utile de prévoir dans les statuts la possibilité de convoquer une seconde assemblée, lorsque le quorum n’est pas atteint lors de la première.
Cette seconde assemblée pourra statuer sur le même ordre du jour quel que soit le nombre de membres présents. De fait, si l’instauration d’un quorum oblige les membres à participer de façon effective à l’Assemblée générale, il convient, néanmoins, de tenir compte de l’absentéisme fréquemment constaté lors des Assemblées générales et de ne pas paralyser, par l’exigence de quorum, le fonctionnement de l’entité en question.
Constatant l’absence de quorum lors d’une première assemblée générale, il est relativement fréquent que les dirigeants des différentes structures réunissent une seconde assemblée, un quart d’heure après la première.
Néanmoins, une telle pratique peut être considérée comme une atteinte aux droits des adhérents ou des associés, et un détournement de la règle statutaire. Les membres ou les associés qui n’avaient pas pu être présents lors de la première assemblée générale, ne le seront pas davantage un quart d’heure après…
Il convient en réalité de convoquer une seconde assemblée, avec le même ordre du jour que la première, en respectant le délai de convocation prévu par les statuts pour cette seconde assemblée tout autant que pour la première.
Toute aussi fréquente est la pratique consistant à convoquer dans la même lettre non seulement la première AG, mais aussi la seconde si la première n’a pas pu valablement se tenir.
Il ne peut s’agir que d’une simple information sur la date prévue pour la tenue de cette seconde AG. Elle ne dispense ni l’association ni la société d’une convocation selon les formes statutaires ; les membres absents ne pouvant pas savoir si cette seconde assemblée s’avère nécessaire ou pas.
Lorsque l’instauration d’un quorum n’est pas une obligation légale, il est généralement préférable de ne pas en instituer, ou de retenir un quorum pouvant raisonnablement être atteint compte tenu des caractéristiques de l’association ou de la société en question, plutôt que de détourner les statuts par de telles pratiques.
Enfin, il est important de souligner ici que les statuts peuvent apporter des nuances.
En effet, le quorum peut être exigé :
- Seulement à l’ouverture de la séance ;
- Pendant toute la tenue de l’assemblée ;
- Ou bien, simplement lors du vote de certaines délibérations.
A titre d’exemple, lorsque les statuts prévoient notamment que l’AG ne peut valablement délibérer que si les deux tiers de ses membres ou de ses associés (voire de ses actionnaires) sont présents, ce quorum doit être atteint pour chacune des délibérations et pas seulement lors de l’ouverture de la séance.
C’est pourquoi, dans le cas où le départ d’un certain nombre de participants au cours d’une assemblée ne permet plus d’atteindre ce quorum, deux situations doivent être envisagées :
1er cas :
Dans le cas où le quorum était encore atteint lors de la mise en discussion (*) d’un point de l’ordre du jour : malgré le départ de certains participants, la délibération pourra valablement être adoptée.
On considère ici que les participants qui ont quitté la séance : « s’abstiennent ».
(*) La notion de « mise en discussion » doit être entendue dans le sens le plus « strict » ici. Il ne suffit pas en effet que le quorum ait été atteint au moment de l’exposé de présentation de l’objet de la délibération, il doit l’être surtout au moment où le président de séance ouvre le débat sur ce point. La chronologie est donc ici très importante.
2ème cas :
Dans le cas où le quorum n’est plus atteint pour les points suivants de l’ordre du jour qui n’avaient pas encore été abordés : l’AG ne peut plus valablement délibérer sur ces questions, faute de quorum ; la discussion doit ainsi être reportée à une autre réunion.
Pour éviter les aléas, les statuts peuvent utilement prévoir que le quorum s’apprécie seulement lors de l’ouverture de la séance.