Quelles sont les règles de validité à respecter si je souhaite utiliser des moyens de visioconférence ou de télécommunication pour mon AG ?
Soucieux de favoriser la participation des associés (ou des actionnaires) d’une société, et des membres d’une association, le législateur a prévu, sous certaines conditions, la possibilité d’une tenue des assemblées d’associés (ou autres) par visioconférence ou par tout moyen de télécommunication équivalent. Les textes ne visent pas le vote, mais il n’interdit pas que celui-ci puisse être exercé sous forme dématérialisée.
Ainsi, grâce à l’autorisation de tels prérogatives, les participants à l’assemblée géographiquement éloignés peuvent être considérés comme présents à l’assemblée.
Cette faculté s’est avérée d’autant plus nécessaire que le vote par correspondance n’est pas toujours autorisé, tel est le cas notamment pour les sociétés à responsabilité limitée (S.A.R.L). Les procédés électroniques (via Internet), tels que le vote électronique, la visioconférence et les autres moyens de télécommunication, peuvent parfaitement être utilisés comme moyens de vote. Les statuts peuvent en effet le prévoir.
Toutefois, ils ne peuvent pour autant limiter la participation des membres ou des associés (voire des actionnaires) à ce seul moyen (tous les participants à l’Assemblée générale n’étant pas forcément des utilisateurs de cet outil de communication).
Pour les associations :
Il convient de distinguer les associations d’utilité publique, des autres associations déclarées.
En effet, pour les associations d’utilité publique, le recours aux moyens de visioconférence et de télécommunication n’est autorisé par la loi que pour les réunions de conseil d’administration et de bureau, et non pour le cas des assemblées générales. Toutefois, s’agissant des autres associations déclarées, rien n’interdit le recours à de tels procédés.
Pour les sociétés :
La faculté d’utiliser la visioconférence ou tout autre moyen de télécommunication équivalent est cependant de portée limitée.
Elle est exclue notamment, pour certaines sociétés commerciales (telles que les S.A.R.L), dans les cas où l’assemblée délibère sur l’approbation des comptes (y compris, le cas échéant, des comptes consolidés), cette disposition étant impérative.
On peut comprendre cette exclusion : elle s’explique par la gravité d’une telle décision et par le risque, si les associés usaient de leur droit d’opposition à la tenue de l’assemblée par visio-conférence, que les comptes ne puissent être approuvés dans le délai légal de six mois à compter de la clôture de l’exercice.
Un doute existe, par ailleurs, sur le point de savoir si les associés (ou actionnaires), voire les membres d’une association, ont la faculté, dans les statuts, d’exclure du domaine de la visioconférence d’autres types de délibération, car jugées particulièrement importantes (la modification des statuts, par exemple).