Représentation d’un participant : si je ne peux être présent à la tenue de l’AG, puis-je me faire représenter, et, si oui, par qui ?
Une modalité de droit
Le vote par procuration est de droit, et le nombre de pouvoirs pouvant être détenus par une même personne est illimité, à défaut de clause statutaire imposant une limite en ce sens.
Ainsi, un participant empêché peut donner mandat à la personne de son choix, qu’il s’agisse d’une personne « interne » à la structure (un adhérent d’une association ; un associé d’une société de personnes ; ou un actionnaire d’une société par actions ; le président d’assemblée) ou d’une tierce personne.
Mentions obligatoires du formulaire de procuration
La procuration (ou « mandat de procuration ») est soumise à un certain formalisme :
- Elle doit être donnée par écrit et être communiquée à l’entité concernée ;
- Un certain nombre de mentions doivent y figurer, tels que : le nom et le prénom usuel ;
- Le domicile du mandant.
Le mandataire peut également être désigné nominativement dans la procuration; mais il ne s’agit ici que d’une simple faculté.
Il convient néanmoins de noter que les procurations restent valides quand bien même celles-ci n’indiqueraient pas la date et/ou le lieu de leur établissement ou sont adressées en blanc dès lors que les bulletins sont ensuite complétés.
Toutefois, les procurations ne sont pas prises en compte lorsque le nom du bénéficiaire est resté en blanc ou a été raturé.
Éviter les abus
Les statuts peuvent tout à fait prohiber le vote par procuration ; mais cette interdiction doit être expresse.
Néanmoins, il est important de souligner qu’il est généralement préférable d’apporter une certaine souplesse en autorisant le vote par procuration ; l’absentéisme n’étant jamais de bon augure.
Toutefois, il est recommandé d’encadrer ce droit.
Les statuts peuvent en effet limiter le nombre de pouvoirs susceptibles d’être détenus par une même personne, à peine d’irrégularité ou de la nullité du scrutin.
En outre, afin d’éviter toute contestation ultérieure des décisions adoptées, il est recommandé d’inscrire sur la feuille de présence (cf. infra) le nombre de pouvoirs dont chaque participant dispose.
Subdélégation
Que se passerait-il alors si une personne se retrouve avec plus de pouvoirs qu’autorisés ?
Autrement dit, la question est celle de savoir ici si une personne détenant des pouvoirs en « surnombre », établis en son nom, peut en subdéléguer certains à une autre personne.
Selon l’article 1994 du code civil, la subdélégation est possible, à moins qu’elle ait été interdite par le mandant.
Mandat limité
Une procuration donnée par une personne empêchée (l’adhérent d’une association ; l’associé ou l’actionnaire d’une société) ne vaut que pour une assemblée déterminée et non pour plusieurs assemblées successives.
Ainsi, un mandat conféré pour une assemblée générale ordinaire (AGO) ne vaut pas pour une assemblée générale extraordinaire (AGE) tenue à la suite de la première (dans le cas où ces deux réunions se succéderaient). Un mandat doit en effet être donné pour chacune de ces assemblées.
Toutefois, dans le cas où une première assemblée n’aurait pas pu se tenir faute d’un quorum suffisant, la question qui se pose est celle de savoir si le mandat conféré pour cette première réunion peut être utilisé lors d’une seconde convocation.
La réponse est moins évidente ici.
En effet, dans cette situation, il conviendrait de rechercher la volonté du mandant. Si celui-ci avait donné procuration à une autre personne à raison d’une indisponibilité dans son emploi du temps ; il se peut que, du fait du report, cette problématique ne subsiste pas.
Nous noterons toutefois, à titre de règle générale, que si le contexte entre ces deux assemblées et/ou l’ordre du jour ont changé, le mandat donné lors de la première convocation ne pourra pas être utilisé à l’occasion de la deuxième.