Elections du CSE : les 10 étapes clés pour bien les organiser

L’organisation des élections professionnelles du CSE débute environ 3 mois avant le premier tour du scrutin. Dans cet intervalle, vous devez : Organiser l’élection du Comité Social et Économique (CSE) de son entreprise est un défi pour les Responsables des ressources humaines. Et pour cause, le processus électoral est jalonné de formalités, de délais et d’obligations juridiques à respecter.

Vous êtes un peu perdu face à l’ampleur de la mission qui vous attend ? Dans cet article, People Vox, solution de vote électronique pour les sociétés et les institutions, vous présente les 10 étapes clés à suivre pour bien organiser les élections de votre CSE. Bonne lecture !

Étape 1 : Établir le calendrier des élections du CSE

La première étape pour réussir les élections de votre CSE consiste à établir un planning. Pour élaborer ce dernier, tenez compte des délais imposés par la loi, mais aussi du climat social qui règne dans votre organisation. Les élections du CSE sont en effet un moment de dialogue avec les syndicats. Si vos relations avec ces derniers sont dégradées, il vous faudra donc prévoir des plages de négociation étendues, au risque de voir le processus électoral prendre du retard et se gripper. 

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Bon à savoir : le déroulement des élections professionnelles du CSE est en principe le même, quelle que soit la taille de votre structure. Les TPE peuvent cependant se dispenser, sous conditions, d’inviter les organisations syndicales représentatives à négocier un Protocole d’Accord Préélectoral (PAP). Le cas échéant, elles accèdent à une procédure dite « simplifiée », laquelle correspond à un planning électoral spécifique et complexe.

Étape 2 : Lancer les opérations électorales

L’organisation des élections professionnelles du CSE débute environ 3 mois avant le premier tour du scrutin. Dans cet intervalle, vous devez : 

Informer le personnel

Au maximum 90 jours avant le premier tour des élections du CSE, vous devez informer les salariés de la tenue des élections professionnelles. La note d’information correspondante peut être transmise au personnel par tout moyen (affichage, email, publication sur l’intranet), l’essentiel étant que le message parvienne à tous les collaborateurs. 

Inviter les organisations syndicales à négocier le PAP et à déposer des listes de candidats

Parallèlement, vous devez inviter les organisations syndicales à venir négocier un Protocole d’Accord Préélectoral (PAP) et à déposer des listes de candidats pour l’élection du CSE. Les invitations destinées aux organisations syndicales représentatives (OSR), aux OS ayant une section syndicale dans votre entreprise ou votre établissement et aux OS affiliées à des OSR au niveau national et interprofessionnel (CFDT, CGT, FO, CFTC, etc.) doivent être envoyées par lettre recommandée avec accusé de réception ou remises en main propre contre décharge. Elles peuvent être adressées au niveau local, départemental, régional ou national. Quoi qu’il en soit, elles doivent être réceptionnées au minimum 15 jours avant la date de négociation du PAP. 

Par exception, certaines organisations syndicales peuvent être invitées à négocier le PAP et à proposer des candidatures par tout moyen. Sont concernés les syndicats se conformant aux critères de respect des valeurs républicaines, d’indépendance, d’ancienneté (au moins 2 ans) et dont le champ professionnel et géographique couvre l’entreprise ou l’établissement concerné. Pour inviter ces derniers, il est possible d’ajouter un paragraphe au sein de la note d’information à destination des salariés. Il est donc recommandé de spécifier la date de la première réunion de négociation du PAP dans cette note d’information.

Interroger les salariés mis à disposition

Les salariés mis à disposition de votre entreprise par une société externe peuvent voter aux élections de votre CSE ou bien à celles organisées par leur employeur. Ces collaborateurs bénéficient donc d’un droit d’option. Au cours de la phase de lancement des opérations électorales, vous devez par conséquent les recenser et leur demander quelle est l’option qui a leur préférence.

Autoriser le recours au vote électronique

Enfin, si vous souhaitez recourir au vote électronique pour les élections de votre CSE vous devez obtenir l’autorisation de mettre en place ce système. Si aucun délégué syndical n’est présent dans votre entreprise, une décision unilatérale de l’employeur (DUE) devra être signée. En présence de délégués syndicaux, vous devez négocier un accord collectif. Si, à l’issue d’une négociation loyale et sérieuse avec le ou les délégués syndicaux vous ne parvenez pas à un accord, une DUE pourra alors être signée.

Étape 3 : Préparer le PAP et les listes électorales

Après avoir lancé le processus électoral, il convient de préparer le Protocole d’Accord Prééléctoral (PAP) et les listes électorales. Pour cela, vous devez :

Calculer l’effectif de votre entreprise en équivalent temps plein

Le nombre de salariés présents dans votre entreprise détermine le nombre d’élus qui doivent composer le CSE. C’est pourquoi le calcul de l’effectif est une étape cruciale dans l’organisation des élections professionnelles.

Attention, pour une première mise en place du CSE l’effectif est calculé sur les 12 derniers mois précédant l’ouverture du premier tour du scrutin, tandis que pour un renouvellement du CSE l’effectif se calcule à la date d’ouverture du premier tour des élections.

Déterminer les salariés électeurs et/ou éligibles

À ce stade, il est également temps de déterminer qui sont les salariés qui peuvent participer aux élections du CSE en tant qu’électeurs et/ou candidats.

Attention, les conditions d’électorat et les conditions d’éligibilité diffèrent. La limite d’âge pour voter aux élections professionnelles est par exemple de 16 ans, contre 18 ans pour se présenter en tant que candidat. 

Déterminer les différents collèges électoraux

Une fois le nombre d’électeurs déterminé, il vous revient de déterminer la répartition des sièges et du personnel entre les différents collèges électoraux.

Pour rappel : le nombre total de représentants doit être réparti entre les deux ou trois collèges du CSE, proportionnellement au nombre d’électeurs appartenant à chaque collège électoral.

Étape 4 : Négocier le Protocole d’Accord Préélectoral (PAP)

La négociation du Protocole d’Accord Préélectoral (PAP) est une étape cruciale dans l’organisation des élections du CSE. Ce document vient en effet fixer les modalités du déroulement des élections professionnelles.

En l’absence de candidats à la réunion de négociation, le PAP peut être adopté via une décision unilatérale de l’employeur (DUE). En revanche, si les organisations syndicales viennent négocier le PAP, ce dernier doit être adopté selon une règle de double majorité. En cas d’échec de la négociation du Protocole d’Accord Préélectoral il convient de saisir la DREETS ou le tribunal judiciaire (en fonction du point de désaccord). Une fois le PAP signé, celui-ci doit être diffusé auprès des salariés pour information. 

Étape 5 : Diffuser les listes électorales et l’appel à candidatures pour le 1er tour de l’élection du CSE

Après avoir porté le PAP à la connaissance de votre personnel, il est temps de publier les listes électorales pour vos élections du CSE. La date et les modalités de diffusion de ces dernières sont fixées par le PAP. Au regard de la jurisprudence, il convient néanmoins d’y faire figurer les informations « qui déterminent la qualité d'électeur et permettent le contrôle de la régularité des listes électorales », c’est-à-dire :

• Les noms et prénoms des électeurs ; 

• Leur date d’entrée dans votre entreprise ; 

• Leur date de naissance ou, à défaut, leur âge. 

Les listes électorales peuvent faire l’objet d’une contestation dans les trois jours suivant leur publication et peuvent être actualisées jusqu’à 4 jours avant le premier tour du scrutin. Attention, il n’est en principe pas possible de modifier les listes électorales entre les deux tours de l’élection du CSE.

Étape 6 : Recevoir les candidatures pour le 1er tour du scrutin et constituer les bureaux de vote

Seules les organisations syndicales peuvent présenter des candidats au premier tour de l’élection du CSE. Si ces dernières ne sont pas venues négocier le PAP il convient tout de même d’organiser un premier tour de scrutin. Le droit de négocier le PAP et celui de déposer des candidatures sont en effet distincts l’un de l’autre.

Notez néanmoins que, si aucune liste de candidats n'est déposée par une organisation syndicale à l'issue du dépôt des candidatures, vous n’êtes pas tenu de maintenir le premier tour de l’élection.  

Pour présenter des candidats aux élections du CSE, les organisations syndicales peuvent vous faire parvenir leurs listes. Elles peuvent également mandater un salarié pour se charger du dépôt des candidatures. Dans ce cas, il convient de vérifier que le collaborateur est habilité à opérer cette tâche, et ce même s’il s’agit d’un délégué syndical. En tant qu’employeur, vous devez contrôler les conditions de validité des listes proposées. En revanche, vous ne pouvez pas refuser une liste de candidats, sauf si celle-ci est déposée hors du délai prévu par le PAP.

En tant qu’organisatrice ou organisateur des élections du CSE vous devez également composer le ou les bureaux de vote qui surveilleront le déroulement des élections du CSE. Chaque bureau de vote doit être formé de trois électeurs : un président et deux assesseurs. 

Étape 7 : Surveiller le premier tour du scrutin

Le jour du premier tour des élections professionnelles est arrivé. En tant qu’employeur, vous devez vous assurer que les principes généraux du droit électoral sont bien respectés tout au long du scrutin. 

Attention, une irrégularité concernant la trêve électorale, l’égalité face à l’exercice du droit de vote, l’exercice personnel du droit de vote, le droit de suffrage des personnes en situation de handicap, l’établissement et la signature des procès-verbaux, la signature des listes d’émargement par le bureau de vote ou encore la publicité du dépouillement peut conduire à l’annulation des élections. 

Vous devez par ailleurs vous assurer que le quorum à atteindre dans le cadre du premier tour de l’élection du CSE a été atteint au niveau de chaque scrutin (titulaires et suppléants) et de chaque collège électoral. Pour que les candidats présentés au premier tour soient élus, au moins la moitié des électeurs inscrits doivent avoir émis un suffrage valablement exprimé.

Étape 8 : Réceptionner les candidatures pour le second tour

Si lors du premier tour des élections le quorum n’est pas atteint, si aucune candidature n'a été déposée, ou s'il reste des sièges à pourvoir, vous devez organiser un second tour. Ce dernier doit intervenir dans les 15 jours qui suivent la proclamation des résultats du premier tour.

Les candidats non élus au premier tour du scrutin seront reconduits au second tour. Mais ce n’est pas tout. Des salariés sans étiquette syndicale peuvent également présenter leur candidature au deuxième tour des élections du CSE.

Étape 9 : Contrôler le déroulement du second tour des élections du CSE

Comme lors du premier tour, vous devez garantir le bon déroulement des élections du CSE et veiller au respect des principes généraux du droit électoral. En revanche, contrairement au premier tour, aucun quorum ne s’applique pour le calcul des résultats du second tour.

Étape 10 : Transmettre les procès-verbaux de résultats au CTEP

Dans les 15 jours suivant la fin des élections professionnelles, vous devez transmettre les procès-verbaux de résultats des élections professionnelles au Centre de Traitement des Élections Professionnelles (CTEP). L’envoi de ces documents peut se faire en ligne ou par courrier postal. 

Parallèlement, vous devez également faire parvenir une copie des procès-verbaux de résultats aux organisations syndicales ayant pris part à la négociation du PAP, ainsi qu’à celles ayant présenté des candidats aux élections professionnelles.

Bien organiser les élections de son CSE : ce qu’il faut retenir

Réussir les élections de son CSE est avant tout une question d’organisation et d’anticipation. Pour bien organiser vos élections professionnelles :

• Prenez connaissance dès que possible des obligations entourant les élections du CSE ;

• Planifiez le déroulement du scrutin en suivant les étapes présentées ci-dessus ;

• Enfin, pour mettre en place les élections de votre CSE de manière plus simple, économique et fiable, pensez à recourir au vote électronique et à vous faire accompagner par un expert tel que People Vox. 

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