L’ensemble des modalités de convocation, tels que le délai et le support de la convocation, sont à observer pour assurer une Assemblée générale efficace et conforme.
Dans un premier temps, s’agissant du mode de convocation, les statuts – voire le règlement intérieur – et la loi doivent prévoir, parmi les modes possibles de convocation des adhérents, des associés ou des actionnaires, celui qui semble le mieux adapté à la situation de l’association ou à celle de la société en question.
En pratique, le mode de convocation le plus fréquemment rencontré est celui des convocations individuelles par courrier simple ; par lettre recommandée avec accusé de réception ; ou par courrier électronique.
Toutefois, il est également possible, pour les associations ou pour les sociétés d’actionnaires notamment, de procéder à une convocation collective par le biais d’une insertion dans le bulletin d’annonces légales (pour les sociétés) ; le bulletin de liaison interne (pour les associations ou les entreprises), la presse nationale ou régionale, par affichage, par Télex ou télécopie ; etc.
Il convient néanmoins de noter que les fondateurs d’une association ou les associés d’une société devront garder à l’esprit que, quel que soit le mode de convocation retenu, tous les membres ou les associés devront être effectivement informés de la tenue de l’AG.
Ainsi, le mode de convocation individuel constitue surement le procédé de convocation le plus fiable et à privilégier. Celui-ci était d’ailleurs imposé par l’Administration fiscale, avant que la jurisprudence assouplisse cette règle en 2006.
Néanmoins, dans le cas où l’entité préfère procéder à un mode de convocation collectif, et notamment par voie de presse, le journal retenu doit avoir une diffusion suffisamment large ou, tout du moins, il doit être susceptible d’être lu par le plus grand nombre de personnes concernées par la tenue de l’AG.
Dans un second temps, s’agissant du délai de convocation de l’assemblée, les statuts – voire le règlement intérieur – ou la loi instituent, généralement, un délai de convocation destiné à permettre aux adhérents de prendre toutes leurs dispositions pour assister à ladite réunion.
Il s’agit en effet d’une garantie importante, et la violation du délai statuaire ou légal de convocation entraîne l’annulation de toutes les décisions prises au cours de l’assemblée irrégulièrement convoquée.
En tout état de cause, le délai de convocation ne doit ni être trop long, au risque de constituer un handicap sérieux lorsqu’une décision urgente doit être prise par l’assemblée, ni trop court, afin de tenir compte de l’éloignement des membres ou des associés, de leurs obligations professionnelles ou personnelles et de leur disponibilité.
En pratique, nous avons relevé que le délai de convocation est généralement compris entre quinze jours et un mois.
Il convient de noter ici que le point de départ du délai de convocation est celui de la date d’envoi de la convocation.
Délai et mode de convocation : Quand et comment convoquer les membres de l’AG ?
L’ensemble des modalités de convocation, tels que le délai et le support de la convocation, sont à observer pour assurer une Assemblée générale efficace et conforme.
Mode de convocation à l’Assemblée générale
Dans un premier temps, s’agissant du mode de convocation, les statuts – voire le règlement intérieur – et la loi doivent prévoir, parmi les modes possibles de convocation des adhérents, des associés ou des actionnaires, celui qui semble le mieux adapté à la situation de l’association ou à celle de la société en question.
En pratique, le mode de convocation le plus fréquemment rencontré est celui des convocations individuelles par courrier simple ; par lettre recommandée avec accusé de réception ; ou par courrier électronique.
Toutefois, il est également possible, pour les associations ou pour les sociétés d’actionnaires notamment, de procéder à une convocation collective par le biais d’une insertion dans le bulletin d’annonces légales (pour les sociétés) ; le bulletin de liaison interne (pour les associations ou les entreprises), la presse nationale ou régionale, par affichage, par Télex ou télécopie ; etc.
Il convient néanmoins de noter que les fondateurs d’une association ou les associés d’une société devront garder à l’esprit que, quel que soit le mode de convocation retenu, tous les membres ou les associés devront être effectivement informés de la tenue de l’AG.
Ainsi, le mode de convocation individuel constitue surement le procédé de convocation le plus fiable et à privilégier. Celui-ci était d’ailleurs imposé par l’Administration fiscale, avant que la jurisprudence assouplisse cette règle en 2006.
Néanmoins, dans le cas où l’entité préfère procéder à un mode de convocation collectif, et notamment par voie de presse, le journal retenu doit avoir une diffusion suffisamment large ou, tout du moins, il doit être susceptible d’être lu par le plus grand nombre de personnes concernées par la tenue de l’AG.
Délai de convocation de l’Assemblée générale :
Dans un second temps, s’agissant du délai de convocation de l’assemblée, les statuts – voire le règlement intérieur – ou la loi instituent, généralement, un délai de convocation destiné à permettre aux adhérents de prendre toutes leurs dispositions pour assister à ladite réunion.
Il s’agit en effet d’une garantie importante, et la violation du délai statuaire ou légal de convocation entraîne l’annulation de toutes les décisions prises au cours de l’assemblée irrégulièrement convoquée.
Le choix du délai de convocation doit obéir :
D’une part, à l’objectif que lui assignent la jurisprudence et les usages : il doit être suffisant pour permettre aux adhérents d’une association ou aux associés d’une société de préparer la réunion .
D’autre part, aux exigences légales : pour les sociétés commerciales, comme pour les sociétés civiles, les associés ou actionnaires doivent être convoqués (au minimum) 15 jours avant la tenue de l’Assemblée générale. Les statuts peuvent néanmoins allonger ce délai.
En tout état de cause, le délai de convocation ne doit ni être trop long, au risque de constituer un handicap sérieux lorsqu’une décision urgente doit être prise par l’assemblée, ni trop court, afin de tenir compte de l’éloignement des membres ou des associés, de leurs obligations professionnelles ou personnelles et de leur disponibilité.
En pratique, nous avons relevé que le délai de convocation est généralement compris entre quinze jours et un mois.
Il convient de noter ici que le point de départ du délai de convocation est celui de la date d’envoi de la convocation.
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