Comment faire si je souhaite modifier la tenue de la réunion de négociation du PAP après l'envoi des invitations ?

Les courriers recommandés ont été envoyés aux organisations syndicales comme prévu mais un événement me contraint à modifier la tenue de la réunion de négociation du protocole d’accord préélectoral (PAP), voire à la reporter.

Comment procéder pour éviter tout risque juridique ?

Deux cas de figure sont à distinguer ici :

Dans ce cas, il est préférable de renvoyer un courrier recommandé avec les nouvelles informations pratiques du rendez-vous. L’employeur reste libre de fixer unilatéralement le lieu et le format de la réunion, tout en veillant évidemment à ce que son choix ne vienne pas priver les syndicats de leur droit à participer à la négociation (ex : adresse postale incomplète, lieu de rendez-vous ne permettant pas l’accueil d’un public ou étant trop éloigné des antennes syndicales concernées…). L’employeur doit donc rester de bonne foi dans l’organisation pratique de ce rendez-vous important.

Si la réunion devait être transformée en visioconférence, il est important de préciser dans le courrier la personne ou le service à contacter pour obtenir le lien de connexion.

Si la date de réunion est trop proche pour garantir la réception du courrier rectificatif, il est alors possible de prévenir les organisations syndicales par un autre canal plus direct, comme le téléphone ou le mail. Si ces informations ne sont pas disponibles sur internet, il convient de se rapprocher des antennes départementales ou locales pour obtenir les coordonnées du bon interlocuteur.

Dans ce cas, il convient de renvoyer un courrier en recommandé à chacune des organisations syndicales initialement invitées pour préciser la nouvelle date de rendez-vous, si possible en donnant tous les éléments de contexte justifiant le report de la négociation du PAP.

Si le report de la réunion intervient au cours de la période laissée à la négociation du PAP, il n’aura pas d’impact sur les étapes à suivre du processus ; sauf si la réception de ce nouveau courrier intervient moins de 15 jours avant la nouvelle date de négociation. En effet, le Code du travail prévoit que l’invitation à la négociation doit parvenir aux organisations syndicales au plus tard 15 jours avant la date de la première réunion de négociation. De plus, dans le cas d’un renouvellement, l’invitation doit être effectuée 2 mois avant l’expiration du mandat des membres du CSE. Il est donc important de veiller à toujours respecter ces délais, même en cas de report de la première réunion.