Quels sont les documents qui peuvent être joints à la convocation d'une assemblée générale ?
En principe, tous les documents nécessaires à l’étude des points soumis au vote de l’assemblée générale doivent être joints à la convocation ; ou, à tout le moins, si ces documents sont trop volumineux, la convocation doit préciser les conditions de leur consultation.
Il est en effet important et primordial pour la bonne réussite de votre assemblée, que le vote des participants soit suffisamment éclairé par une information objective préalable leur permettant de se déterminer en connaissance de cause.
A titre d’exemple, la communication aux membres d’une association des documents nécessaires à leur information constitue d’ailleurs un indice important de l’existence d’un fonctionnement démocratique au sein de ladite association désireuse d’obtenir un agrément de l’État ou de ses établissements publics.
Ainsi, de manière générale, dans un délai de quinze jours au moins avant la date de toute assemblée, la direction de l’entité concernée doit adresser aux participants certains documents, tels que :
- Le rapport des résolutions proposées ;
- Le rapport de gestion des gérants ;
- Le cas échéant, le rapport des commissaires aux comptes (CAC) ;
- S’il s’agit de l’assemblée annuelle, les comptes annuels, c’est-à-dire : le bilan ; le compte de résultat et l’annexe.
Il y aura lieu de joindre également, le cas échéant, le rapport de gestion du groupe et les comptes consolidés ; ainsi que le rapport du commissaire aux comptes sur ces comptes consolidés.
La loi est muette quant à la forme sous laquelle ces documents doivent être communiqués aux personnes convoquées à l’assemblée.
Il est conseillé de les adresser par lettre recommandée avec demande d’avis de réception, afin que le dirigeant social ou le président de l’association, débiteur de l’obligation de communication, puisse se ménager la preuve de l’accomplissement, dans les délais requis, de cette obligation.
Dans ce même délai (qui est de quinze jours, en règle générale), ces mêmes documents doivent être tenus, au siège social, à la disposition des associés qui peuvent en prendre connaissance ou copie.
Par ailleurs, à compter de la communication des documents, tout associé ou actionnaire se trouve en droit de poser par écrit des questions auxquelles le dirigeant social sera tenu de répondre au cours de l’assemblée.