Qui doit rédiger et signer le PV d’Assemblée générale ?
Les procès-verbaux des assemblées générales sont très généralement rédigés par le secrétaire de séance ou, à défaut, par le président de séance ou toute autre personne désignée à cet effet.
Ils doivent être signés par le président de séance et, le cas échéant, les membres du bureau (autrement dit, le président et ses deux scrutateurs).
Par ailleurs, rien n’interdit de faire signer le procès-verbal par d’autres personnes telles que, par exemple, pour le cas des sociétés par actions (S.A), les administrateurs ou les membres du conseil de surveillance présents lors de la réunion, ou encore, les commissaires aux comptes, notamment lors de leur désignation.
En outre, en cas de désignation d’un huissier, son intervention dans la rédaction et/ou la signature du procès-verbal dépend de l’ordonnance qui l’a désigné ou a autorisé sa présence.
Toutefois, il est important de noter ici que l’assistance d’un huissier ayant pour mission de prendre note de l’intégralité des débats de l’assemblée générale n’a pas pour effet de décharger les dirigeants de leur obligation de dresser un résumé des débats dans le procès-verbal.
Il est important de noter qu’aucune sanction n’est attachée au défaut de signature.
Par suite, si l’un des membres du bureau de vote, voire un des dirigeants sociaux, l’estime nécessaire, il peut refuser de signer le PV.
Toutefois, un scrutateur ou un dirigeant social ne peut utilement se prévaloir de ce défaut de signature pour défendre l’idée d’une abstention personnelle (dans le cas, notamment, d’une demande en annulation de la séance de l’assemblée).
A l’inverse, le fait qu’un scrutateur ou qu’un dirigeant social ait signé le procès-verbal de l’AG qui l’a convoqué ne lui interdit pas de contester ultérieurement la procédure.
En outre, aucune disposition légale ou réglementaire ne prévoit, dans la majorité des cas, de délai pour l’établissement du procès-verbal.
Cette formalité peut ainsi ne pas intervenir immédiatement après la clôture de l’assemblée, notamment pour permettre la rédaction de cet écrit – et en particulier, du résumé des débats – correspondant aux prescriptions légales et réglementaires.
Il convient toutefois que ce délai ne soit pas d’une durée telle qu’elle empêche de faire signer le procès-verbal et de le faire figurer sur le registre spécial, ou de respecter les prescriptions relatives à la communication des procès-verbaux.