Puis-je recourir au vote par correspondance pour mon AG ? et, si oui, sous quelles conditions ?
Principe :
D’une manière générale, pour être admis, le vote par correspondance doit être prévu dans les statuts ; il n’est en effet pas de droit. Il est donc possible d’y recourir, à condition qu’une telle clause statutaire le prévoit.
Le vote par correspondance a pour principal intérêt de permettre une participation effective aux membres d’une association ou aux associés (ou actionnaires) d’une société qui, éloignés géographiquement, ne pourraient que difficilement assister à l’AG.
Contrôle :
Le vote par correspondance doit être organisé dans des conditions garantissant la sincérité du vote. Pour éviter les risques de fraudes, fréquentes dans ce type de scrutin, le vote par correspondance nécessite en effet la mise en place de mesures de contrôle qui peuvent être explicitées dans le règlement intérieur.
En pratique, chaque participant à l’AG désirant voter par correspondance doit insérer son bulletin de vote signé dans une enveloppe cachetée ne comportant aucun signe distinctif. Cette enveloppe est elle-même introduite dans une autre sur laquelle est inscrit le nom du votant, afin de permettre l’émargement des listes électorales. Le dépouillement doit avoir lieu devant deux scrutateurs au moins ou, de préférence, devant huissier.
Ce procédé implique également l’envoi suffisamment à l’avance du matériel de vote et que soit préétabli, le cas échéant, le texte des résolutions, qui ne pourra ainsi pas faire l’objet d’un amendement quelconque.
Il convient de rappeler ici que le vote par correspondance ne doit pas être confondu avec la consultation écrite, qui est un mode de consultation des membres d’une association ou des associés (ou des actionnaires) d’une société à part entière. En effet, une consultation écrite permet aux intéressés de prendre des décisions importantes et des délibérations, sans recourir à une réunion en assemblée.
A noter qu’une telle possibilité doit être expressément prévue par les statuts.