Télétravail : ce qu’il faut savoir pour réussir sa mise en place

Loin d’être une nouveauté, le télétravail a été défini et encadré pour la première fois en 2005 par un accord national interprofessionnel. Par la suite, sa définition a subi quelques modifications dans le but de suivre les évolutions des technologies de la communication et, plus largement, des nouvelles organisations du travail dans les entreprises.

Le Code du travail définit le télétravail de la façon suivante : le télétravail désigne toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication.

Il est à noter que jusqu’à l’ordonnance n° 2017-1387 du 22 septembre 2017 (Ordonnance dite Macron), le télétravail devait obligatoirement être régulier. Le télétravail utilisé occasionnellement par un salarié pour pallier des événements impactant son emploi du temps n’était jusqu’alors pas autorisé.

Pour que le personnel d’une entreprise puisse accéder à un aménagement de son poste en télétravail, il doit impérativement remplir les conditions suivantes :

• être salarié de l’entreprise ;
• utiliser les technologies de l’information et de la communication (TIC) dans l’exercice de son travail ;
• effectuer un travail identique à celui qu’il pourrait réaliser à l’intérieur de l’entreprise ;
• exercer soit régulièrement, soit occasionnellement du télétravail.

Il n’est pas indispensable que le télétravail soit effectué au domicile du salarié. Différentes formes de télétravail sont ainsi autorisées par le législateur :

• Le télétravail pendulaire : il s’agit pour le salarié d’alterner entre télétravail à l’extérieur de l’entreprise et travail dans les locaux de celle-ci selon un rythme et des modalités prédéfinies ;
• Le télétravail en espace de cotravail (coworking) : le salarié effectue son travail dans des bureaux partagés, gérés par un opérateur privé ou public.
• Le télétravail nomade : le salarié effectue l’essentiel de son temps de travail à l’extérieur de l’entreprise, sans pour autant être rattaché à un lieu précis en raison des nombreux déplacements qu’il est tenu d’exécuter. Il peut conserver toutefois un bureau dans les locaux de l’entreprise.

Il existe 3 façons de mettre en place le télétravail au sein d’une structure :

• négociation d’un accord collectif avec les partenaires sociaux ;
• élaboration d’une charte par l’employeur devant recueillir l’avis du Comité Social et Économique (CSE) ;
• par accord individuel entre l’employeur et le ou les salariés concernés par le dispositif.

La priorité est donnée à la négociation d’un accord collectif. Ce n’est qu’à défaut d’accord que l’employeur doit envisager la rédaction d’une charte avec ses représentants du personnel. En ce qui concerne la mise en place du télétravail par accord individuel avec le salarié (la plupart du temps par signature d’un avenant au contrat de travail ou par voie orale), elle ne doit être envisagée qu’en dernier recours ou lorsque l’entreprise est dépourvue de partenaires sociaux (délégués syndicaux et/ou élus du CSE).

La priorité donnée à la négociation collective est justifiée par la nécessité de fixer un cadre au télétravail applicable dans l’entreprise. En tout état de cause, le Code du travail impose à l’accord ou à la charte de prévoir les éléments suivants :

• fixer les conditions de passage en télétravail et de retour à une exécution du travail dans les locaux de l’employeur ;
• définir les modalités d’acceptation par le salarié des conditions de mise en œuvre du télétravail ;
• indiquer les modalités de contrôle du temps de travail ou de régulation de la charge de travail ;
• déterminer des plages horaires durant lesquelles l’employeur peut habituellement contacter le salarié en télétravail.

Quand une entreprise envisage d’adopter le télétravail dans son organisation, elle doit particulièrement être vigilantes aux points suivants :

Il est indispensable d’encadrer le télétravail, d’où la nécessité de privilégier la négociation d’un accord collectif lorsque les conditions le permettent.

En effet, les modalités du télétravail doivent être clairement fixées et connues des intéressés. A son article 2, l’ANI de 2005, ayant introduit le télétravail, prévoit d’ailleurs que les employeurs ont pour obligation de fournir par écrit au salarié l’ensemble des informations relatives aux conditions d’exécution du travail, y compris celles spécifiques à sa pratique, telles que le rattachement hiérarchique et les modalités de compte-rendu et de liaison avec l’entreprise.

En complément, si le Code du travail renvoie à l’accord collectif ou à la charte pour fixer les conditions d’accès au télétravail et d’un éventuel retour à la situation antérieure, l’ANI de 2005 prévoit en outre que le passage d’un salarié en télétravail s’accompagne d’une période d’adaptation obligatoire, au cours de laquelle son employeur peut mettre fin au télétravail en respectant un délai de prévenance.

Le salarié télétravailleur possède les mêmes droits qu’un salarié exerçant ses fonctions sur le lieu de travail. Ainsi, le salarié en télétravail doit avoir un droit équivalent à l’accès à la formation. L’ANI de 2005 précise d’ailleurs que le salarié en télétravail doit bénéficier d’une formation spécifique préalable sur les équipements techniques mis à sa disposition ainsi que sur les caractéristiques mêmes du télétravail.

Il est également essentiel que la hiérarchie ainsi que les collègues directs du télétravailleur soient sensibilisés et formés à cette organisation du travail particulière : respect du droit à la déconnexion, communication pour éviter un isolement ou une « sur-sollicitation » lors du passage du télétravailleur dans les locaux de l’entreprise…

Lorsqu’une entreprise souhaite autoriser le télétravail, elle peut légitimement envisager de mettre en place un système de surveillance destiné à contrôler le temps de travail des salariés en télétravail. Cette surveillance doit être conforme aux exigences légales : elle doit être pertinente et proportionnée à l’objectif poursuivi. Les membres du CSE doivent être informés et consultés sur son utilisation et le salarié visé par cette surveillance doit obligatoirement en être informé.

Le télétravail peut avoir un coût pour l’entreprise. Bien que l’entreprise ne soit pas dans l’obligation de mettre à disposition de ses salariés télétravailleurs du matériel, certains frais engagés par le télétravailleur doivent être pris en charge. Sur ce point, l’ANI de 2005 spécifie que l’entreprise doit prendre en charge, non seulement les coûts directement engendrés par le télétravail, mais également ceux liés aux communications et à la maintenance des équipements. Notons aussi que l’entreprise doit assumer la responsabilité des coûts liés à la perte ou à la détérioration des équipements ou des données utilisées par le salarié.

Il est donc nécessaire de prendre en considération les enjeux du télétravail ainsi que les adaptations qu’il implique pour l’entreprise avant d’autoriser sa mise en place. Pour réussir cette transformation de l’organisation du travail, il est fortement préconisé de recueillir l’expérience des salariés, à l’aide d’un sondage, afin de dessiner, avec leurs représentants, les contours du télétravail adapté à l’entreprise.