Depuis le 1er janvier 2020, les entreprises comptant plus de 11 salariés pendant 12 mois consécutifs doivent se doter d’un Comité Social et Economique (CSE). Cette instance représentative du personnel reprend les attributions des délégués du personnel (DP), du comité d’entreprise (CE) et du comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT).
La durée du mandat des membres du CSE étant en principe fixée à 4 ans, de nombreux employeurs devraient organiser des élections professionnelles en 2024. Une étape potentiellement stressante pour les Responsables des ressources humaines, ce grand temps de la vie démocratique interne étant encadré par une kyrielle d’obligations juridiques.
Vous êtes DRH d’une PME et vous vous apprêtez à organiser les élections du CSE de votre structure pour la première fois ? Vous êtes au bon endroit. Dans cet article, People Vox, solution de vote électronique pour les entreprises et les institutions publiques, vous guide pas à pas dans l’organisation de vos premières élections professionnelles. De quoi passer le cap en toute sérénité. Bonne lecture !
Les étapes clés pour organiser les élections du CSE dans sa PME
Le déroulement des élections du CSE est étroitement encadré par le Code du travail, articles L2311-1 à L2317-2. Pour ne pas vous perdre dans le dédale des obligations, des formalités et des délais à respecter, vous épargner un stress superflu et éviter les sanctions, nous vous invitons à suivre les 12 étapes clés que voici :
Étape 1 : Informer le personnel de la tenue des élections du CSE
En tant qu’employeur, à l’approche des premières élections de votre CSE ou du renouvellement de cette instance, vous devez en premier lieu informer votre personnel du scrutin à venir.
Cette information doit être portée à la connaissance des salariés au maximum 90 jours calendaires avant la date du premier tour des élections du CSE. La note d’information correspondante peut être diffusée auprès des collaborateurs par tous moyens, par exemple :
- Un affichage dans vos locaux ;
- Une publication sur votre intranet ;
- Un courrier adressé à tous les salariés ;
- Une annonce via la newsletter interne de votre structure.
Étape 2 : Inviter les organisations syndicales à venir négocier le PAP et à déposer des candidatures pour le premier tour du scrutin
Outre vos salariés, vous devez également informer les organisations syndicales de la tenue des élections du CSE et de la possibilité pour elles de déposer des candidatures pour le premier tour des élections professionnelles.
Surtout, vous devez inviter les syndicats représentatifs de votre entreprise à venir négocier un Protocole d’Accord Préélectoral (PAP). Ce document est important, car il fixe les modalités d’organisation et de déroulement des élections professionnelles.
Vous pouvez envoyer les invitations de négociation du PAP en même temps que l’information destinée aux salariés.
Le courrier d’invitation au PAP doit par ailleurs rappeler les éléments suivants :
- Le nom et l’adresse de l’employeur, l’établissement concerné (si nécessaire) ;
- L’intitulé et le numéro de la convention collective de branche applicable ;
- Le lieu, la date et l’heure de la réunion dédiée à la négociation du PAP.
Une fois vos invitations à négocier le PAP mises en forme, vous devez les faire parvenir aux syndicats. Attention, les modalités de transmission varient en fonction de la nature de l’organisation syndicale invitée :
- Les invitations destinées aux organisations syndicales représentatives (OSR) dans l’entreprise ou l’établissement concerné, les organisations syndicales ayant constitué une section syndicale dans l’entreprise ou l’établissement concerné et les syndicats affiliés à une organisation syndicale représentative au niveau national ou interprofessionnel (CFDT, CGT, CGT-FO, CFE-CGC, CFTC) doivent être envoyées par lettre recommandée avec accusé de réception. Si des délégués syndicaux sont présents en interne, les invitations peuvent également leur être remises en main propre contre décharge.
- Les invitations destinées aux autres syndicats : ceux se conformant aux critères de respect des valeurs républicaines, d’indépendance et d’ancienneté (au moins deux ans) et dont le champ professionnel et géographique couvre votre entreprise ou votre établissement, peuvent quant à elles être communiquées aux intéressés par tous moyens (courrier, mail, affichage dans vos locaux, etc.).
Étape 3 : Préparer le Protocole d’Accord Préélectoral (PAP)
Une fois l’invitation à négocier et à déposer des candidatures envoyée, il est temps pour vous de préparer votre Protocole d’Accord Préélectoral. Concrètement, à ce stade, vous devez notamment calculer l’effectif de votre entreprise pour déterminer le nombre de sièges à pourvoir.
Par ailleurs, seuls certains collaborateurs doivent être pris en compte dans le calcul de l’effectif. Ainsi :
- Les salariés en CDI à temps plein comptent pour un ;
- Les salariés en CDD, les salariés intermittents et les salariés temporaires sont pris en compte au prorata de leur temps de présence au cours des 12 mois précédant le premier tour des élections du CSE ;
- Les salariés mis à disposition de votre organisation par une entreprise tierce et présents dans vos locaux depuis au moins 1 an sont eux aussi comptabilisés au prorata de leur temps de présence au cours des 12 mois précédents le premier tour du scrutin ;
- Les salariés à temps partiel sont quant à eux pris en compte au prorata de leur durée de travail.
À rebours, sont à exclure du calcul de l’effectif :
- Les stagiaires et les alternants ;
- Les salariés en CDD ou les salariés temporaires qui remplacent un salarié absent ou dont le contrat de travail est suspendu ;
- Le chef d’entreprise, sauf s’il est lié à votre structure par un contrat de travail.
Maintenant que vous avez une idée claire de l’effectif de votre structure, vous pouvez identifier le nombre de représentants du personnel à élire. Le nombre d’élus dont doit être composé votre CSE et le nombre d’heures de délégation de ces derniers sont fixés par le Code du travail, article R2314-1. La loi prévoit un système par tranches.
Retenez par ailleurs que, pour chaque membre titulaire du CSE, vos salariés doivent également élire un membre suppléant.
Notez enfin que votre PAP peut prévoir un nombre d’élus supérieur ou inférieur à celui fixé par la loi, à condition que le volume global d’heures de délégation du collège électoral soit au moins égal à celui requis par le législateur.
Étape 4 : Négocier le PAP avec les organisations syndicales
Vous voici fin prête ou fin prêt pour négocier votre Protocole d’Accord Préélectoral avec les organisations syndicales représentatives du personnel.
Les syndicats conviés à la table des négociations ne sont pas obligés de vous prévenir de leur participation. Même en l’absence de réponse de leur part, vous devez donc préparer la venue des organisations syndicales pour négocier le PAP.
Le jour J, vous devez par ailleurs vous assurer que les personnes qui se présentent à la réunion disposent bien d’un mandat les habilitant à négocier au nom du syndicat qu’elles disent représenter.
Il n’y a pas lieu de redouter cette échéance. La finalité du PAP est en effet simplement de fixer les modalités d’organisation des élections du CSE. Les organisations syndicales et vous devrez notamment vous entendre sur :
- Les dates du scrutin ;
- L’organisation des bureaux de vote et les modalités de vote ;
- La répartition des sièges et du personnel entre les différents collèges électoraux ;
- La proportion de femmes et d’hommes composant chaque collège électoral.
Le PAP est adopté selon une règle de double majorité. Il doit être validé par une majorité des syndicats présents ET par une majorité des syndicats ayant obtenu la majorité des suffrages exprimés lors des dernières élections professionnelles.
Vous ne parvenez pas à vous entendre avec les organisations syndicales pour conclure un PAP ? Pas de panique. Si après deux voire trois réunions de négociation vous ne parvenez pas à un accord, il vous suffit de saisir la DREETS ou le tribunal judiciaire. Le cas échéant, l’inspection du travail viendra trancher.
Étape 5 : Publier les listes électorales et les listes de candidats
Dès votre PAP signé et porté à la connaissance de votre personnel, il est temps pour vous d’établir et de diffuser la liste électorale pour les élections de votre CSE.
Cette dernière doit recenser tous les salariés de votre entreprise disposant du droit de voter lors des élections du CSE et de se présenter aux élections professionnelles en tant que candidats.
Dans le détail, votre liste électorale doit indiquer :
- Le nom et le prénom de chaque salarié remplissant les conditions d’électorat ;
- Sa date d’entrée dans l’entreprise ;
- Sa date de naissance ou, à défaut, son âge.
Ces mentions permettent à toute personne intéressée de s’assurer que chaque électeur et candidat remplit les conditions lui permettant de voter ou d’être élu membre du CSE.
Par ailleurs, pour pouvoir être candidat aux élections professionnelles du CSE, un salarié doit remplir quatre conditions cumulatives :
- Être inscrit sur les listes électorales ;
- Être âgé d’au moins 18 ans à la date du premier tour du scrutin ;
- Avoir une ancienneté d’un an dans votre entreprise, cumulée ou continue ;
- Ne pas avoir de lien de parenté avec l’employeur.
De plus, vos cadres dirigeants et les salariés mis à disposition de votre entreprise par une structure extérieure ne peuvent pas se porter candidats aux élections du CSE.
Une fois établie, vous devez procéder à la publication de votre liste électorale. Cette diffusion doit intervenir au plus tard 4 jours calendaires avant la date du premier jour du scrutin. Les personnes qui le souhaitent disposent en effet de 3 jours pour contester la liste électorale devant le tribunal judiciaire.
Étape 6 : Recevoir et afficher les listes de candidats
En tant qu’organisatrice ou organisateur des élections professionnelles vous devez recevoir les dépôts de candidatures puis, après la clôture des candidatures, vous devez procéder à l’affichage et à la publication des listes de candidats.
Les candidatures doivent respecter les formalités de dépôt prévues par votre PAP, notamment la date et l’heure, le format et le destinataire du dépôt. Mais ce n’est pas tout. D’autres conditions déterminent la validité des listes de candidats :
- Les listes de candidats doivent être séparées pour chaque collège électoral ;
- Les listes de candidats titulaires et de candidats suppléants doivent être séparées ;
- Seules les organisations syndicales peuvent présenter des listes au premier tour du scrutin ;
- Les listes présentées par les organisations syndicales doivent respecter la parité femme/homme ;
- Les candidats ne peuvent pas présenter de liste comportant plus de noms que de sièges à pourvoir.
Si vous constatez une irrégularité dans une liste de candidats, informez-en le dépositaire de manière informelle. À défaut de modification, vous pouvez saisir le tribunal d’instance afin qu’il se prononce sur la validité de ladite liste.
Étape 7 : Préparer le vote sur le plan matériel
Le jour du premier tour du scrutin approche. En tant qu’organisatrice ou organisateur des élections du CSE, vous devez donc vous charger de la préparation matérielle du vote.
Si vous avez décidé de recourir au vote électronique pour les élections de votre CSE, la charge qui vous incombe est bien entendu allégée.
En revanche, si vous avez opté pour une élection en présentiel, vous devez rassembler tout le matériel nécessaire à la tenue du scrutin, notamment les bulletins de vote, les enveloppes, les urnes et les isoloirs.
Étape 8 : Désigner les membres du bureau de vote
Toujours en prévision du premier tour des élections du CSE de votre entreprise, vous devez également désigner les membres du bureau de vote qui veillera au bon déroulement des élections professionnelles.
Comment doit être composé le bureau de vote ?
En principe, vous devez constituer un bureau de vote pour chaque collège électoral.
Par exception, votre PAP peut prévoir la désignation d’un bureau de vote unique, commun à tous les collèges électoraux. Dans ce cas, la composition du bureau de vote doit représenter les différents collèges de manière équilibrée. Si votre entreprise comporte trois collèges électoraux, votre bureau de vote sera ainsi composé de trois membres issus de chacun d’eux. Cette option n’est cependant ouverte que si le PAP a été conclu avec les organisations syndicales et non au moyen d’une DUE.
Que vous composiez un, deux ou trois bureaux de vote, vous pouvez en convoquer les membres par tous moyens. Notez par ailleurs que l’usage du droit électoral interdit qu’un candidat aux élections du CSE puisse être président d’un bureau de vote.
Étape 9 : Former les membres du bureau de vote
Les missions incombant aux membres du ou des bureaux de vote étant aussi importantes qu’inhabituelles, nous vous conseillons de former ces derniers en amont du premier tour des élections du CSE.
Lorsque les élections professionnelles prennent la forme d’un vote physique, les membres du bureau de vote doivent apprendre à :
- Tenir les urnes et la liste des émargements ;
- Décompter les voix ;
- Compléter les procès-verbaux de résultat CERFA.
Lorsque le scrutin est organisé par voie électronique, le rôle du bureau de vote est moins contraignant, car une partie des opérations est automatisée. Le président et ses assesseurs doivent cependant être en mesure de :
- Consulter les taux de participation et les listes d’émargement en temps réel pendant le scrutin ;
- Accéder au journal d’événement pour observer toutes les actions réalisées sur la plateforme par le prestataire, le bureau de vote ou les électeurs ;
- Consulter les empreintes numériques venant attester de la bonne intégrité des informations paramétrées et des urnes.
Un prestataire de vote électronique tel que People Vox se charge de former les membres du bureau de vote pour que ces derniers sachent comment agir au cours du scrutin, notamment lors des réunions de scellement et de dépouillement.
Étape 10 : Suivre les opérations de vote, le dépouillement et la proclamation des résultats
Le jour des élections du CSE est arrivé. Les électeurs doivent se rendre aux urnes pour voter pour la liste de leur choix. Si le vote se déroule en présentiel, le bureau de vote doit être présent tout au long du scrutin.
Après la fermeture du scrutin, les membres du bureau doivent :
- Signer les listes d’émargement ;
- Réaliser le dépouillement des urnes et procéder au décompte des voix ;
- Calculer les résultats puis rédiger et signer les procès-verbaux (Cerfa) de résultats ;
- Et enfin, proclamer les résultats de l’élection du CSE par voie d’affichage indiquant les noms des nouveaux élus.
Étape 11 : Organiser un second tour (optionnel)
Si, à l’issue du premier tour des élections du CSE, le quorum requis pour attribuer les sièges aux élus n’a pas été atteint, ou si l’ensemble des sièges n’a pas été pourvu, vous devez organiser un second tour.
Le cas échéant, le deuxième tour des élections professionnelles doit intervenir dans les 15 jours suivant la proclamation des résultats du premier tour.
Dans cette hypothèse, vous devez suivre les étapes suivantes :
- Information du personnel et appel à candidatures pour le second tour ;
- Réception des candidatures pour le second tour et affichage des listes de candidats ;
- Préparation matérielle du vote ;
- Suivi du déroulement du scrutin, du dépouillement et de la proclamation des résultats.
Étape 12 : Transmettre les résultats des élections professionnelles au CTEP
Les élections de votre CSE touchent maintenant à leur fin. En tant qu’employeur, il ne vous reste plus qu’à transmettre les procès-verbaux de résultats au Centre de Traitement des Élections Professionnelles (CTEP) dans un délai de 15 jours.
Si des organisations syndicales ont signé votre PAP et/ou présenté des candidats au premier tour des élections, vous devez également leur faire parvenir une copie des procès-verbaux de résultats dans les 15 jours suivant le scrutin.
Organiser les élections du CSE de sa PME par vote électronique
En tant qu’employeur, vous pouvez organiser les élections professionnelles du CSE selon différentes modalités. Le vote physique est bien entendu la solution la plus évidente, malgré les contraintes matérielles qui lui sont associées. Le vote par correspondance est également possible. Cette option est néanmoins déconseillée au regard de la jurisprudence. Vous pouvez enfin choisir le vote électronique, alternative fiable, économique et efficace aux deux dispositifs historiques.
Avantages du vote électronique pour les élections du CSE
Finalement, en tant qu’employeur, le recours au vote électronique dans le cadre des élections de votre CSE vous permet de gagner en efficacité et en sérénité.
Spécificités du scrutin électronique
Que vos élections professionnelles se déroulent via le vote physique ou via le vote électronique, vous devez respecter les étapes juridiques obligatoires notamment l’information des salariés, l’invitation des organisations syndicales à négocier le PAP et à déposer des candidatures, ou encore la publication des listes électorales.
Organiser les premières élections du CSE de sa PME : le mot de la fin
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L’organisation des élections du CSE d’une PME peut être un moment stressant pour la Direction des ressources humaines. Ce grand temps de la vie démocratique de l’entreprise est en effet étroitement encadré par le législateur et toute transgression de la loi fait peser sur l’employeur un risque de sanction.
Pour organiser les élections professionnelles du CSE sans encombre, nous recommandons de bien anticiper le scrutin en suivant les 12 étapes présentées dans ce guide. Mieux, pour simplifier l’organisation des élections du CSE, gagner en efficacité et en sérénité, nous vous encourageons à recourir au vote électronique pour organiser vos élections professionnelles.
